Hinzuschätzung bei Manipulierbarkeit einer Kasse

Das Finanzamt darf in einem Unternehmen, das überwiegend Bareinnahmen erzielt, Hinzuschätzungen vornehmen, wenn die Programmierprotokolle für die elektronische Registrierkasse nicht vorgelegt werden und die Manipulierbarkeit des verwendeten Kassensystems nicht ausgeschlossen ist.

Hintergrund: Eine Kassenbuchführung, in der die Bareinnahmen erfasst werden, muss ordnungsgemäß sein. Die Finanzverwaltung stellt hohe Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit und fordert u. a. die Vorlage der Bedienungsanleitung sowie der Programmierprotokolle, aus denen sich nachträgliche Änderungen am Kassensystem ergeben.

Streitfall: Der Kläger betrieb zwei Friseursalons und ermittelte seinen Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung. Seine Bareinnahmen erfasste er durch PC-Kassen mit der Kassensoftware „S-Software“. Es wurden täglich Kassenberichte erstellt, die jedoch nicht fortlaufend nummeriert waren. Trinkgelder wurden nicht in der Kasse erfasst, sondern in gesonderten Sparschweinen für den Kläger sowie für jeden einzelnen Arbeitnehmer. In einer Außenprüfung beanstandete der Prüfer u. a. die fehlende Nummerierung der Kassenberichte, das Fehlen der Programmierprotokolle und die Manipulationsmöglichkeit der Kasse. Der Prüfer erhöhte den Gewinn in den drei Prüfungsjahren um bis zu 100.000 € jährlich.

Entscheidung: Das Finanzgericht Münster (FG) gab der Klage teilweise statt:

  • Das Finanzamt war zu einer Hinzuschätzung berechtigt, weil die Kassenbuchführung nicht ordnungsgemäß war. So fehlten die Programmierprotokolle, aus denen sich nachträgliche Änderungen der elektronischen Kasse ergeben konnten. Ein Prüfer muss nämlich erkennen können, ob und wie die Programmierung der Kasse verändert worden ist.
  • Das Fehlen von Programmierprotokollen bei einem bargeldintensiven Betrieb ist nur dann unschädlich, wenn Manipulationsmöglichkeiten ausgeschlossen sind. Die Kassen des Klägers waren aber manipulierbar. Dies hat ein Gutachten ergeben, das vom FG eingeholt worden ist. Unbeachtlich ist dabei, ob eine Manipulation einfach ist und von einem PC-Laien durchgeführt werden kann oder ob eine Manipulation schwierig ist und nur von einem EDV-Spezialisten vorgenommen werden kann. Auf eine tatsächliche Manipulation der Kasse kommt es ebenfalls nicht an.
  • Außerdem hat der Kläger Gutscheine, die er ausgegeben hatte und die von den Kunden eingelöst worden waren, nicht aufbewahrt. Schließlich gehörte auch das dem Kläger gezahlte Trinkgeld – nicht aber das seinen Arbeitnehmern gezahlte Trinkgeld – zu den Einnahmen.
  • Die Höhe der Schätzung war im Streitfall allerdings nach unten zu korrigieren. Das FG erhöhte die erklärten Umsätze um 7,5 %. Damit kam es zu Hinzuschätzungen von „lediglich“ 28.000 € pro Jahr.

Hinweise: Das Urteil macht die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung deutlich. Insbesondere sollten die Programmierprotokolle einer elektronischen Kasse aufbewahrt werden. Aufmerksamkeit ist beim Kauf einer gebrauchten Kasse geboten, denn hier sollte man sich vom Verkäufer unbedingt dessen Programmierprotokolle aushändigen lassen.

Per Gesetz ist nur die nachträgliche Veränderung der Buchführung verboten, also eine tatsächliche Manipulation. Die Finanzverwaltung und auch die meisten Finanzgerichte leiten hieraus jedoch ab, dass die Kasse nicht manipulierbar sein darf. Ob die Kasse im konkreten Einzelfall tatsächlich manipuliert worden ist, spielt dann keine Rolle.