Abzugsverbot für Firmenkalender

Die Produktionskosten für einen Firmenkalender, der an Geschäftsfreunde und Kunden verschenkt wird, sind nicht als Betriebsausgabe abziehbar, wenn die Kosten auf einem normalen Aufwandskonto gebucht werden und nicht auf einem gesonderten Konto für nicht abziehbare Betriebsausgaben. Dies gilt auch dann, wenn der Kalender die steuerliche Grenze für Geschenke von 35 € nicht übersteigt.

Hintergrund: Geschenke an Geschäftsfreunde sind nicht abziehbar, wenn ihre Anschaffungskosten 35 € pro Empfänger und Jahr übersteigen. Außerdem bestimmt das Gesetz, dass bestimmte Aufwendungen, die nicht abziehbar sind, einzeln und getrennt aufzuzeichnen sind; hierzu gehören auch Geschenke an Geschäftsfreunde.

Streitfall: Eine GmbH ließ ca. 15.000 Fotokalender drucken, die mit dem Logo der GmbH und einem Vorwort der Geschäftsführerin der GmbH versehen waren und die sie ihren Kunden und Geschäftsfreunden schenkte. Die Kosten für die Herstellung betrugen ca. 175.000 €, also pro Kalender etwa 11 €. Die GmbH buchte die Kosten auf einem normalen Aufwandskonto (Werbedrucksachen), auf dem auch reguläre Werbeaufwendungen gebucht waren. Das Finanzamt erkannte den Betriebsausgabenabzug nicht an, weil die GmbH die Aufwendungen nicht auf einem getrennten Konto gebucht hatte.

Entscheidung: Das Finanzgericht Baden-Württemberg (FG) wies die Klage ab:

  • Zwar überschritten die Aufwendungen nicht die Freigrenze für nicht abziehbare Geschenke von 35 €; denn die Anschaffungskosten eines einzelnen Kalenders betrugen lediglich rund 11 €.
  • Die Aufwendungen für die Kalender hätten aber auf einem getrennten Konto gebucht werden müssen, auf dem nur solche Betriebsausgaben erfasst werden, die dem Grunde nach nicht abziehbar sind. Hierzu gehörten auch die Kosten für die Kalender, weil die Kalender Geschenke für Geschäftsfreunde waren. Der Charakter eines Geschenks wird nicht dadurch ausgeschlossen, dass das Geschenk als Werbeartikel einzustufen ist.
  • Die Buchung auf einem gesonderten Konto ist bei allen Aufwendungen für Geschenke, für Bewirtungen von Geschäftsfreunden, für Hotels und für Repräsentationen erforderlich. Denn die gesonderte Erfassung auf einem getrennten Konto soll dem Finanzamt die Prüfung erleichtern, ob die Aufwendungen dem Abzugsverbot für nicht abziehbare Betriebsausgaben unterfallen. Es genügt nicht, wenn derartige Aufwendungen mit Hilfe eines SAP-Controllingsystems sofort in der Buchführung ausfindig gemacht werden können.

Hinweise: Die Abziehbarkeit der Aufwendungen scheiterte also nicht an der Freigrenze für Geschenke, sondern an der fehlenden Erfassung auf einem getrennten Konto, auf dem die dem Grunde nach nicht abziehbaren Betriebsausgaben erfasst werden.

Das FG hat die Revision zum Bundesfinanzhof zugelassen, da sich das Gericht bisher noch nicht in einem vergleichbaren Fall zu dem Erfordernis einer getrennten Aufzeichnung geäußert hat.